Kebijakan Vs Sistem

Sistem IT, dibuat untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan aktifitas di suatu perusahaan, untuk membercepat proses aktifitas, menghindarkan manual yang berbelit-belit dan lama serta untuk menyelesaikan masalah. Namun seringkali di perusahaan yang notabene gedhe, seringkali menggunakan kebijakan secara sepihak dan sembrono pada sistem IT nya hanya demi mengejar pertumbuhan sales atau supaya perubahan dapat diterapkan secepat mungkin atau dengan segudang alasan yang tidak jujur. Tanpa melakukan analisa detil terhadap efek pada sistem IT yang akan ditimbulkan dari kebijakan yang terburu-buru, akan sangat mungkin kekacauan terjadi dimana-mana. Data-data bisa salah, komplain banyak pihak termasuk customer, pengguna kebingungan dan banyak hal yang sangat mungkin untuk terjadi.

Suatu contoh kasus terjadi ketika di suatu perusahaan besar, bagian HRD mendapatkan data yang tidak lengkap setiap hari dalam sistem absensi karyawan yang dimilikinya, entah data hari/tanggal/jam masuk ataupun hari/tanggal/jam keluar karyawan. Hal ini akan menimbulkan masalah di bagian Payroll karena kesulitan untuk mendapatkan data yang benar dari absensi karyawan sehingga pembayaran gaji karyawan pun sulit dilakukan. Tanpa melakukan analisa yang detil terhadap kasus ini, para pembuat kebijakan di perusahaan menerapkan aturan sepihak dengan memberikan sanksi pemotongan/denda terhadap karyawan yang data absennya tidak lengkap. Ketika masa pembayaran dilakukan, banyak karyawan yang komplain karena merasa telah melakukan absen dengan benar, namun terdapat item denda absensi dalam slip gaji yang diterimanya. Memang, di satu sisi bagian HRD dan Payroll tidak perlu repot untuk mengumpulkan data absen yang benar dari semua karyawan perusahaan, namun, lebih banyak korban dari sisi karyawan yang akan dirugikan dengan keadaan ini. Para pemimpin perusahaan semestinya lebih hati-hati dalam menerapkan kebijakan dengan terlebih dahulu menyelidiki ihwal ketidaksempurnaan data yang diperoleh apakah dari segi peralatan yang error, sistem transfer data absen yang keliru, pengguna program tidak tepat maupun tingkah laku para karyawan yang memang salah dalam melakukan absen.

Sistem IT, dibuat untuk memudahkan pengguna dan menyelesaikan masalah, janganlah karena kebijakan sepihak yang dilakukan tanpa analisa membuat satu lubang masalah lagi. Berhati-hatilah dalam menerapkan kebijakan dalam merombak sistem atau.......... messes are everywhere !